BUSINESS CASE
Gattinoni Group
Dalla complessità alla scalabilità: l’AI per l’automazione end-to-end del Ciclo Passivo
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Gattinoni Group è una realtà italiana attiva nei settori travel, business travel ed eventi, con oltre 900 professionisti e una rete capillare di agenzie. In questo contesto, la complessità operativa rende particolarmente sfidante la gestione dei processi amministrativi e documentali.
Un progetto concreto che dimostra come affrontare processi documentali complessi, ridurre il backlog operativo e costruire un modello scalabile di automazione integrando AI generativa, RPA e sistemi esistenti.
LA SFIDA
Quando la complessità del business mette sotto pressione il Ciclo Passivo
Il Ciclo Passivo rappresentava uno dei nodi critici: elevati volumi di fatture, varietà di formati documentali, controparti internazionali e complessità normativa rendevano difficile mantenere un controllo fluido e continuo del processo.
Un approccio graduale per trasformare un processo complesso senza forzature
Il progetto è stato sviluppato con un approccio graduale, basato sull’analisi dei processi e su una collaborazione stretta tra business, IT e Alterna. Questo ha permesso di costruire un modello evolutivo e sostenibile, senza interrompere la continuità operativa.
LA SOLUZIONE
AI generativa e RPA al servizio dell’automazione del Ciclo Passivo
La soluzione integra AI generativa e RPA: da un lato l’AI supporta la lettura e l’interpretazione dei documenti PDF, dall’altro la RPA consente l’inserimento automatico nei sistemi legacy. Il risultato è un’architettura ibrida, scalabile e integrata.
La componente di AI, sviluppata su Microsoft AI Foundry e Copilot Studio, è stata introdotta per leggere e interpretare i documenti PDF ricevuti dai fornitori, supportando l’estrazione dei dati e la loro interpretazione in un contesto caratterizzato da regole non sempre deterministiche.
Per la registrazione dei dati all’interno dell’ERP, in assenza di API e in presenza di sistemi legacy, è stato invece utilizzato un layer di RPA. Questo ha consentito di automatizzare l’interazione con l’interfaccia del gestionale e completare il processo anche in un ecosistema non pienamente integrato.
IL VALORE GENERATO:
Benefici concreti, misurabili e già visibili
A sei mesi, la soluzione ha già prodotto risultati concreti:
A questi si aggiungono benefici come maggiore tracciabilità,
stabilità dei processi e affidabilità del sistema.
Perché scaricare questo business case
Nel documento scoprirai:
- come affrontare la complessità del Ciclo Passivo in organizzazioni con processi eterogenei e sistemi non pienamente integrati
- perché un approccio graduale è più efficace di una trasformazione forzata quando il contesto è articolato
- in che modo AI generativa e RPA possono lavorare insieme per automatizzare la lettura, l’interpretazione e la registrazione delle fatture
- quali risultati operativi e organizzativi possono emergere già nei primi mesi di adozione
