Dematerializzazione PA, così l’intelligenza artificiale innova la gestione documentale
Un percorso ancora in evoluzione, ma con strumenti pronti a fare la differenza
La digitalizzazione della PA non è soltanto una questione tecnologica, ma anche di approccio e mentalità. Tante amministrazioni vorrebbero evolversi, ma si scontrano ogni giorno con sistemi rigidi, stratificati, poco comunicanti tra loro. Con Arxeia 365 abbiamo voluto creare qualcosa di diverso: una soluzione moderna, sicura e già integrata con ciò che gli enti pubblici usano ogni giorno. Non si tratta di reinventare tutto da zero, ma di rendere più semplice ciò che è complesso. E quando la tecnologia funziona in modo naturale e intuitivo, il cambiamento diventa davvero possibile.
Con queste parole, Enrico Mirotti, Digital Sales Director di Alterna, descrive l’approccio pragmatico e strategico con cui Alterna affianca la Pubblica Amministrazione nel percorso di adozione di soluzioni digitali avanzate e ad alto impatto.
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La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione è un obiettivo centrale per il futuro del nostro Paese, ma i dati mostrano chiaramente che il cammino non è ancora completato. Secondo il FPA Annual Report 2024, soltanto il 23% delle PA italiane ha concluso l’integrazione digitale dei propri processi e servizi. Inoltre, circa il 40% delle amministrazioni non ha ancora adottato un sistema di gestione documentale pienamente digitale.
I principali ostacoli? Soluzioni tecnologiche poco interoperabili, ambienti IT frammentati e ancora fortemente dipendenti da sistemi legacy, oltre a una scarsa diffusione di infrastrutture cloud-native, essenziali per scalabilità, efficienza e sicurezza. A tutto questo si aggiungono le difficoltà nel garantire la conformità normativa, in particolare con regolamenti come il GDPR e le linee guida AgID. Basti pensare che solo il 20% dei software documentali usati a livello locale risulta effettivamente compatibile con le piattaforme centrali.
Proprio per rispondere a queste criticità nasce Arxeia 365, la soluzione di Alterna presentata a ForumPA 2025. Un’unica piattaforma progettata per semplificare e centralizzare la gestione di PEC, protocollo, archiviazione digitale e flussi documentali, integrandosi perfettamente con l’ecosistema Microsoft 365. Grazie a questa sinergia, gli utenti operano in un ambiente già familiare, senza necessità di formarsi su nuovi strumenti o modificare il proprio modo di lavorare.
Un aspetto particolarmente innovativo di Arxeia 365 è l’impiego dell’intelligenza artificiale per automatizzare la classificazione dei documenti, ottimizzare i tempi di risposta e ridurre al minimo gli errori. La piattaforma, ad esempio, è in grado di leggere un reclamo ricevuto via PEC, identificarne automaticamente la tipologia e avviare il flusso operativo più adeguato. In molti casi, è in grado di gestire autonomamente fino al 70% delle richieste, consentendo agli operatori di concentrarsi su attività più strategiche.
Dal punto di vista della sicurezza, Arxeia 365 eredita tutte le funzionalità avanzate dell’ambiente Microsoft: protezione dalla perdita di dati (DLP), autenticazione multi-fattore (MFA) e controllo degli accessi. Il tutto nel rispetto delle normative italiane ed europee in materia di conservazione digitale e gestione documentale.
Rispetto al contesto europeo, l’Italia continua a registrare ritardi nell’adozione di soluzioni cloud-based e nell’automazione dei processi, anche a causa della resistenza al cambiamento e della complessità di aggiornare i sistemi esistenti. Tuttavia, strumenti come Arxeia 365 possono rappresentare una chiave di svolta, rendendo la digitalizzazione più accessibile, concreta e sostenibile.
Grazie ad Arxeia 365, la Pubblica Amministrazione può finalmente velocizzare la propria transizione digitale, superare le criticità legate all’interoperabilità e offrire servizi più rapidi, sicuri e trasparenti ai cittadini. Un passo concreto verso un’amministrazione davvero moderna, efficiente e orientata al futuro.
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